Herramientas de Gestión del Tiempo para disparar tu productividad

Me declaro fan herramientas de gestión del tiempo.

Trabajar desde casa es una oportunidad para controlar al 100% su tiempo. Dicho esto, suena genial. Y aunque a priori la capacidad de mantener el horario adecuado suena genial y parece simple, la verdad es que no siempre es así de simple. De hecho, La mayoría de los emprendedores digitales sentimos que nos faltan horas y días en los que nos falta mucho de lo que queremos hacer.

Soy un ejemplo vivo de esto, por lo que en mis casos cotidianos no hay herramientas de gestión del tiempo que me ayudan a ser más productivo y no perder el equilibrio. ¡Porque no todo en la vida de un emprendedor funciona! 😉

La definición de horarios tiene sus ventajas y desventajas. Y el principal inconveniente suele ser el tiempo.

• ¿Sabes exactamente cuántas horas al día pasas en el trabajo?
• ¿Podrías escribir en una hoja de papel una lista de las tareas que realizas cada semana y cuánto tiempo lleva cada una?
• ¿Cuánto tiempo pasas en las redes sociales?
• ¿Y cuántas horas al día dedica a distracciones o tareas inapropiadas?

Es probable que tenga la sensación de haber trabajado mucho mientras pasa el día sentado frente a la computadora. Sin embargo a pesar cerrado Las horas que inviertes en tu negocio, el progreso y los resultados vienen con un cuentagotas.

¿Por qué?

Porque realmente no usas el tiempo de manera eficiente y, sin siquiera saberlo, pasa un gran porcentaje de horas todos los días en la basura.

Y para mostrarte, he preparado este post en el que voy a hablar sobre Toggl y RescueTime: 2 herramientas de gestión del tiempo que te ayudarán a medir en detalle en qué inviertes cada minuto del día. Si aún no los ha usado, esté preparado para sorprenderse, después de todo encontrarás que tus días están llenos de horas improductivas y que pasas tu tiempo como bendito.

Use Toggl para registrar el tiempo dedicado a cada una de sus tareas

Traspuesta es una de las herramientas de gestión del tiempo más populares. En particular, te permite registrar las horas dedicadas a cada tarea, proyecto o cliente de tu negocio.

Aunque Toggl ofrece múltiples planes de pago, la versión gratuita es muy completa e incluye las funciones más importantes, por lo que no tiene que incurrir en ningún costo. 😉

Para comenzar a utilizar esta herramienta, lo primero que debe hacer es obviamente registrarse. Una vez en el panel de Toggl, verá la configuración crear espacios de trabajo, clientes y proyectos.

Los proyectos se relacionan con las áreas habituales de su negocio. Ejemplos de proyectos incluyen: Contabilidad y Finanzas, Gestión de correo electrónico, Formación, Servicio X, Servicio Y, Marketing, Redes, Redes sociales …

Dentro de cada proyecto puede identificar actividades específicas para las que medirá el tiempo.

Cómo medir el tiempo con Toggl

Una vez que haya creado los proyectos, puede comenzar a rastrear cada tarea.

Hágalo simple: seleccione el proyecto en el que va a trabajar, asigne un cliente (si lo desea) y ejecute un botón de temporizador. Cuando termina la tarea, detiene el contador y registra el tiempo empleado.

Aquí hay un ejemplo de mi propio Toggl:

¿Qué pasa si durante una llamada te llaman por teléfono o tienes un corte?

No hay problema. Simplemente detenga el contador y enciéndalo cuando reanude la tarea.

Además de registrar las horas dedicadas a cada tarea, una de las características más interesantes de Toggl y de todas las herramientas de gestión del tiempo es la creación de informes, que en Toggl se llama «Informes».

Al seleccionar una opción, un un panel de control con varios proyectos y tareas realizadas dentro de cada.

Obtener un informe le ayudará a tener una idea de cuánto tiempo toma cada proyecto, cada tarea y cada cliente.

¿Para qué es esta información?

Para saber, entre otras cosas, cosas como estas:

• Rentabilidad de sus clientes.
• ¿Cuánto tiempo se tarda en ejecutar sus servicios? (y poder determinar sus precios, mejorar su organización interna y programar tiempos de entrega).
• ¿Cuánto tiempo dedicas a cada área de tu negocio? y determine cuándo necesita delegar.
• Número de horas de trabajo reales (Te aseguro que las primeras veces que usas Toggl, te deprimes porque te das cuenta de que eres mucho menos productivo de lo que imaginabas). 😉

Otra ventaja de Toggl es que se integra, por ejemplo, con otras herramientas de gestión y desempeño. Asana y Trello; y puede instalar la aplicación como una extensión de Chrome.

RescueTime (espía llamando a tu actuación)

Tiempo de salvación es una aplicación que puedes instalar en cualquier sistema operativo, navegador web o teléfono móvil, cuya misión es registrar información sobre todas tus acciones, tanto online como offline.

Esta herramienta tiene versiones gratuitas y de pago. La versión gratuita tiene las funciones más importantes, por lo que solo tendrá que comprobar si desea probar funciones más avanzadas.

Además de la configuración más básica (que difícilmente verá misteriosa), Te animo a explorar las opciones que te brinda esta herramienta. Para hacer esto, te doy algunos consejos:

• Clasifica las páginas web que visitas.
• Configure los días y las horas en que el software debe recopilar información, especialmente para no hacerlo los fines de semana. 🙂

Una vez que haya configurado lo que desea, puede comenzar a trabajar correctamente y olvidarse de RescueTime, ya que es una de las herramientas de administración del tiempo que permanece activo en segundo plano mientras trabaja.

Como es el caso de Toggl, RescueTime genera una serie de informes sobre sus procedimientos de trabajo. De esta forma, obtendrá una evaluación realista de las actividades en las que dedica tiempo y podrá tomar acciones correctivas.

Al seleccionar informes, encontrará 4 opciones:

• Categorías: muestra un gráfico de la distribución de nuestro tiempo, dividido en subcategorías.
• Aplicaciones y sitios web: este es el horario más básico y útil que puedes conseguir en el que verás cómo has invertido tu tiempo en el día, semana o mes.
• Productividad– El gráfico de esta sección muestra su éxito en cada tarea. De esta manera, puede comparar cuánto tiempo dedica a diferentes tareas.
• Tus metas: Este parámetro se utiliza para crear destinos temporales. Tienes un contador para medir el tiempo y saber si se cumplen o no.

En caso de que esté interesado, espero con interés algunas de las características que tendrá cuando obtenga la versión paga:

• Crea alertas personales.

• Bloquee el acceso a ciertos sitios web para evitar iniciar sesión y no perder su tiempo. Esto se puede hacer durante un período de tiempo o de forma indefinida.

• Controla el tiempo que pasas sin conexión.
• Obtenga informes más detallados que en la versión gratuita.

De cualquier manera, te recuerdo que en las versiones gratuitas de Toggl y RescueTime tienes más que suficiente para realizar un seguimiento de tu jornada laboral diaria.

Las herramientas de gestión a veces son inútiles cuando no está actuando

Para aumentar la productividad y gestionar mejor tu tiempo de trabajo, no basta con conocer las aplicaciones: serán inútiles si no tomas medidas y empiezas a utilizarlas AHORA.

Ahora que nunca ha verificado números reales a medida que pasa su tiempo todos los días, es muy posible Cuando usa estas herramientas de administración del tiempo, se asusta o se deprimeYa sea porque su desempeño está en su lugar o porque ha estado trabajando mucho más de lo que pensaba.

Si su negocio está en segundo lugar, está claro que necesita pensar y tomar decisiones para liberar tiempo y descansar. Sin embargo, apuesto a que te pasará lo contrario: pasas muchas horas frente a una computadora, pero tu rendimiento es mínimo.

La buena noticia es que con programas como Toggl y RescueTime, podrá saberlo y ese es el primer paso para solucionarlo. 😉

Y tú … ¿usas herramientas de gestión del tiempo? ¿Sientes que estás trabajando duro y avanzando poco? ¿Te atreves a medir todo lo que haces hoy? El tiempo es uno de los principales problemas de los emprendedores, por eso te espero en los comentarios y continuamos la discusión.