crea tu manual de negocio y registra tus procesos diarios

Si los nombres «manual de procesos», «manual de negocio», «wiki de negocio» o «manual de operaciones» no te suenan a chino, es posible que hayas oído hablar sobre la aplicación Notion.

Todos estos términos se refieren a una misma cosa: el registro paso a paso de cómo deben desarrollarse y realizarse las tareas de las distintas áreas de tu negocio.

Es como un libro de instrucciones que te ayuda a ti a ser más ágil en tu día a día, no tener que buscar los pasos para hacer algo concreto cada vez que quieres hacerlo y es útil para tus colaboradores (presentes o futuros) para que sepan cómo realizar una determinada tarea.

Aunque en el mundo del emprendimiento digital lleva poco tiempo oyéndose hablar sobre ello, lo cierto es que el manual de procesos no es algo nuevo, sino que se utiliza desde hace décadas en grandes empresas.

Y aunque a priori puedes pensar que documentar procesos es algo que solo atañe a grandes marcas, lo cierto es que es imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier negocio, incluso los unipersonales. Incluso si acabas de empezar.

Y para facilitarte el trabajo, nació Notion.

En este artículo voy a contarte cómo sacarle partido a Notion y comenzar a crear tu propio manual de operaciones desde hoy. Y lee hasta el final, porque además de tutorial, te espera una sorpresa. 😉

Por qué necesitas documentar los procesos de tu negocio

Como te decía antes, si todavía no has creado ningún proceso, es posible que te estés preguntando si tú también necesitas crear tu propio manual.

La respuesta es un rotundo SÍ.

Como dice mi amiga Laura Ruiz:

Si piensas que aún no necesitas crear el manual de tu negocio es porque estás en el momento perfecto para hacerlo

En definitiva, es una buena práctica que solo te proporcionará beneficios.

1. Aumenta tu productividad y mejora la gestión del tiempo

¿Alguna vez has tenido que hacer una tarea y no te acordabas de los pasos exactos que seguiste la vez anterior?  Tienes que volver a investigar y perder tiempo para llevarla a cabo. Si se trata de una tarea poco frecuente, si no apuntas en ningún sitio el paso a paso, cuando tengas que repetirla, te ocurrirá lo mismo.

Por eso, si la primera vez que realizas cada tarea anotas los pasos que seguir, nunca más tendrás que perder tiempo en saber cómo hacerla de principio a fin.

Al documentar todos tus procesos, serás más productivo y harás una mejor gestión del tiempo.

2. Delegar es más fácil y rápido

Quizá ahora mismo trabajas tú solo en tu negocio y tú te encargas de todo. Todos los emprendedores hemos empezado así (yo también). Pero ¿crees que será así siempre?

Cuando tu negocio crezca, llegará un momento en el que no des abasto y si quieres tener algo de vida, necesites una mano amiga en la que delegar algunas áreas.

Para esto, tener documentados tus procesos es de gran ayuda, porque en lugar de explicar a tu nuevo colaborador cómo hacer las tareas, basta con remitir a esa persona al documento en el que se especifican los pasos.

Te aseguro que existe una gran diferencia entre enviarle la secuencia detallada de pasos explicada en un documento específico y tener que invertir un buen rato en explicarle cómo hacerlo.

3. Mejora la atención al cliente y la experiencia con tus servicios o productos

Esto está muy relacionado con el beneficio anterior.

Cuando empezamos a emprender, todos tenemos un negocio unipersonal en el que todas las acciones recaen sobre nuestros hombros y nuestro tiempo. Pero si quieres hacer crecer tu negocio, es imposible que tú te encargues de todo de forma indefinida. Hay muchas tareas que son necesarias para el funcionamiento del negocio, sí; pero que no es necesario que las realices tú personalmente todas.

Piénsalo un momento: ¿de verdad es imprescindible que seas tú quien dedique varias horas a la semana a crear artículos para actualizar el blog? ¿O que te encargues de la facturación? ¿Y del mantenimiento soporte técnico de tu web?

Yo también he pasado por ahí y sé que las consecuencias son trabajar muchísimas horas al día, trabajar estresado y bajar la calidad de la atención al cliente.

Por eso, delegar es tan importante. Y por eso documentar los procesos de las áreas de tu negocio es de gran ayuda.

Cuando te liberas de tareas secundarias, tienes más tiempo para dedicarlo a tareas estratégicas en las que sí eres imprescindible y que te ayudarán a hacer crecer tu negocio (diseño de nuevos servicios o productos, networking, etc.).

4. Mejora tu organización

Lo reconozco. A veces soy un poco desorganizado. 🙂

Y la verdad es que guardar documentos e información y luego no acordarme del lugar donde lo he puesto no me gusta.

Así que para no perder tiempo yo ni hacérselo perder a mi equipo de colaboradores, cada archivo y documento que tiene que ver con el funcionamiento interno de Hormigas en la Nube lo almaceno directamente en Notion.

Tener toda la información centralizada en un único sitio te ayudará mucho tanto si eres un poco desastre como si la disciplina es tu segundo nombre.  😉

5. Se reducen los errores y es más fácil automatizar

«Yo entendí que había que hacerlo de este modo»

«Pero… ¿no me dijiste que lo hiciera así?»

Cuando no existe ningún documento que explique con detalle cómo llevar a cabo una tarea y trabajas con colaboradores, antes o después se producen malentendidos, surgen dudas y las cosas no salen como tú querías.

Además, al documentar tus procesos, es más fácil ser consciente de cada paso necesario para realizar cada tarea y detectas qué puedes automatizar para ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

En dos palabras: agilidad y eficacia. 🙂

qué es Notion y para qué sirve

Antes de sumergirnos de lleno en Notion, es necesario saber en qué consiste esta aplicación y por qué te recomiendo empezar a usarla desde hoy.

Notion es una herramienta colaborativa muy sencilla de utilizar que está específicamente diseñada para documentar procesos de negocios. Según la propia plataforma, es útil para crear wikis (procesos), tareas y notas, aunque su fuerte (para mí) es la parte de wiki (y en la que me voy a centrar en este artículo).

Notion es la aplicación que yo utilizo en mi negocio para registrar toda la documentación y me gusta especialmente estos aspectos:

• Me permite acceder desde cualquier dispositivo.
• Puedo conceder permisos a diferentes personas, según lo que quiero que hagan.
• El precio en su versión de pago es muy asumible (luego te hablaré de ello).
• Permite registrar procesos tanto con texto, fotos, vídeos o una combinación de todas las opciones.

Registro y primeros pasos en Notion

Lo primero que debes hacer para empezar a usar Notion es darte de alta en la herramienta.

Para ello, primero hay que acceder a su página y decidir si te registras mediante tu cuenta de Google o tu email.

Si creas la cuenta con un email diferente a Google, recibirás un código que deberás pegar en el espacio que te pide Notion.

Tras personalizar tus datos de usuario, ya estás listo para usar la herramienta y crear tus primeros procesos desde el ordenador (Mac y Windows) o desde el móvil o tablet si descargas la aplicación para dispositivos móviles.

En este punto, también habrás elegido ya el plan que prefieras: gratis o de pago.

Versión free vs. Versión de pago

Con ambos planes puedes crear tus propios procesos. Sin embargo, existen algunas diferencias que hacen interesante el uso de la versión Pro incluso desde el principio.

• La cantidad de información que puedes crear y almacenar: son los llamados «blocks» o bloques de contenido, que se refieren a cada proceso individual de tu negocio. El plan gratuito está limitado a 600 blocks al mes, mientras que la Pro no tiene ningún límite. Teniendo en cuenta que un checklist, una imagen o un archivo embebido son blocks independientes, antes de que te des cuenta, habrás superado los 600.
• El peso de los archivos multimedia que quieras subir: limitado a 5MB en la versión gratuita e ilimitado en la de pago. Solo por esta opción, la versión de pago merece la pena, porque puedes subir los vídeos directamente en lugar de subirlos a YouTube y luego insertarlos. Ahorras tiempo y quedan protegidos. 😉
• Los permisos que puedes establecer para tus colaboradores: con la versión de pago puedes elegir si concedes acceso completo a un colaborador determinado, permiso de edición o solo la lectura, por ejemplo.
• Herramientas de administrador: con la versión gratuita, cada miembro que añadas tiene permisos de administrador, por lo que pueden ver, modificar y compartir con terceros cualquier página de procesos que tengas. Sin embargo, con la versión de pago, tú decides los roles y permisos de cada colaborador, por lo que tú tienes el control absoluto de tus procesos.
• Soporte: con la versión de pago, tendrás acceso a soporte prioritario.

¿Cuánto cuesta Notion en su versión de pago?

Ahora que conoces las bondades de la versión de pago, seguramente estés pensando en la gran pregunta: ¿cuánto cuesta Notion?

Este es otro de los motivos por los que me gusta tanto Notion y lo uso como herramienta de registro de documentación y procesos en Hormigas en la Nube.

Como te decía antes, su precio es inmejorable, porque solo cuesta 8 dólares al mes por usuario. Poco, ¿verdad? Pues espera al final de post, que tengo reservada una sorpresa para ti para que solo te cueste la mitad (de por vida). 😉

Cómo crear tu manual de sistemas y procesos con Notion

Una vez que has creado tu cuenta, llega el momento de poner la herramienta en acción y empezar a documentar los procesos de tu negocio.

Nada más entrar en tu panel de Notion, verás un menú al a izquierda.

Ahí podrás crear tu espacio de trabajo (workspace) o bien formar parte de otro al que te hayan invitado.

Al crear tu espacio de trabajo, solo tienes que pinchar en la parte superior izquierda y hacer clic en «Create or Join Workspace».

Verás que puedes incluir un nombre, personalizar la URL y especificar los dominios permitidos.

Lo primero que haremos será crear un índice, en el que cada área de tu negocio tendrá una entrada principal en el menú de la izquierda. Te pongo el mío de ejemplo:

En mi caso, el índice se compone de:

• Empresa (Welcome Hormigas en la Nube)
• Administración y Contabilidad
• Marketing
• Comunicación
• Productos y servicios
• Herramientas

Dentro de cada uno de estos apartados, incluyo suapartados (subpáginas) para especificar cada uno de los procesos individuales que explican el paso a paso de cada acción.

En tu caso, puedes utilizar los mismos puntos de índice o crear los que tú necesites, según la naturaleza de tu negocio y tus necesidades.

Ahora, vamos a ver cómo crear una página de un proceso paso a paso.

Cómo crear una página de proceso en Notion

Para crear una página, solo tenemos que hacer clic en «Add a page» en el menú de la izquierda y decidir si queremos partir de una página en blanco, importar una página (desde Word, HTML, etc.) o usar alguna de las plantillas con estilos que la herramienta ofrece por defecto.

Cualquier página, aunque usemos una plantilla, es totalmente personalizable.

Puedes cambiar la cabecera, el icono, etc.

Ponemos el título a la página y ahora ya puedes añadir los elementos que necesites para crear tus procesos.

Haciendo clic en cualquier sitio, aparece la opción de añadir texto o haciendo clic en el icono al lado, aparecen los elementos que podemos incluir:

• Texto
• Nueva página
• Cabecera
• Subcabecera
• Lista de puntos
• Lista numerada
• Lista de to-do
• Divisor
• Enlace a otra página
• Insertar imágenes
• Embeber un vídeo
• Insertar ficheros de un montón de aplicaciones.

Lo bueno es que Notion se basa en un sistema de drag & drop, así que basta con arrastrar y soltar la función que te interese para incluirla donde tú quieras en la explicación de tu proceso.

Además, puedes reorganizar la información, cambiar el estilo de letra, organizar por columnas, cambiar el aspecto de la página…

Fácil, rápido y cómodo al 100%.

Te recomiendo crear un primer proceso para que practiques con Notion y vayas incrementando el volumen de procesos poco a poco y sin agobiarte. 😀

¿Prefieres ver Notion en un vídeo?

Si quieres ver Notion en acción en vídeo, aquí te dejo un pequeño tutorial en el que te explico lo más importante de esta herramienta grabando directamente mi pantalla.

[REGALO] Crea tu primer proceso con Notion con un CRÉDITO DE 1000$ para lectores de Hormigas en la Nube

Considero Notion como una herramienta fundamental para cualquier negocio. Así que he hablado con el equipo de la aplicación y he conseguido un acuerdo como partner.

Nos estamos asociando con Notion para ofrecerle $ 1,000 de descuento en su Plan de equipo.

Miles de nuevas empresas utilizan este plan para ejecutar un wiki, administrar proyectos, compartir documentos y más, todo en un espacio de trabajo altamente personalizable.

Por lo general, cuesta $ 10 por persona por mes, pero con el crédito, ¡puede probarlo gratis! Para canjear, solo vaya a notion.so/startups, haga clic en «Solicitar crédito» y elige «Hormigas en la Nube» en el menú desplegable de socios. ¡El crédito se agregará a su cuenta!

Con ello, ya tienes todo el material necesario para empezara crear cada proceso de tu negocio.

Y ahora que ya conoces Notion, cuéntame: ¿vas a utilizar esta herramienta para crear tu manual de operaciones con el crédito para lectores de Hormigas en la Nube? ¿Ya has creado tu primer proceso? ¿Te has atascado en algún paso? Será un placer ayudarte.