Aprender a organizar el tiempo de manera eficaz fue uno de los mayores desafíos para mi trabajo.. Cuando me convertí en un profesional autónomo, esos minutos se desperdiciaron y viví con la sensación constante de que no todos lo estaban entendiendo.
El mensaje y más mensajes que si redes sociales, llamadas, notificaciones … En fin, locura. Aunque creo que esta situación ya te resulta familiar, ¿verdad?
¿Quiere saber cómo aumenté la productividad y tripliqué los beneficios?
¡Quédate aquí porque te voy a contar cómo logré optimizar mi tiempo e incluso tener tiempo libre! 😉
La tentación no vive arriba, sino en la computadora
Pérdida de tiempo y distracción: estos son 2 de los mayores problemas que enfrentan los profesionales en Internet todos los días.
Tan pronto como encendemos la computadora y miramos la pantalla, comenzamos a dispersarnos por las diversas aplicaciones, chats y notificaciones que tenemos activadas en la PC.
El resultado: una caída en el rendimiento y una pérdida de rendimiento.
¿Cómo organizar tu tiempo? A priori, una tarea difícil. Pero no te engañes …
Identifica las tareas que te hacen perder dinero
Fíjate, estoy hablando de pasta ahora, no del reloj. ¿Sabes por qué?
Yo explico.
Imaginemos que tardas una hora de 60 euros y que 3 horas diarias las dedicas a la gestión administrativa.
Toma la factura tú mismo. ¡Tahan!
Perdiste 180 euros en un día, lo que significa una pérdida de más de 2.000 euros en un mes.
¿Qué quieres evitar y eso?
Aprender a organizar mi tiempo y realizar algunas tareas rutinarias de manera más eficiente me salvó de la bancarrota.
Empezar con registrar cada asignación diaria que no están directamente relacionados con los servicios de su trabajo.
Con esto me refiero a las siguientes acciones:
- Verificacion de email.
- Compra de materiales.
- Recibiendo llamadas.
- Respuestas a comentarios de blogs.
- Preparación del boletín
- …
Recuerde: las tareas constan de pasos
Una de las claves para saber organizar tu tiempo fue aprender a dividir cada una de las tareas en pequeños pasos.
Pensar. Probablemente cuando planeas tus días, decides qué proyectos vas a hacer. Propongo dividir esta gran tarea en todos los pequeños pasos que deben realizarse para lograrla.
Por ejemplo, si eres un redactor, en lugar de organizar tus tareas como «preparar publicación X», debajo de este encabezado, desarma las mini-tareas: fuentes de investigación, redacción, búsqueda de imágenes, diseño, optimización SEO y revisión.
Cada uno de los elementos de este ejemplo serán pequeños pasos.
Dedique un fin de semana libre para explorar qué acciones toma para cada uno.
Divídalos en puntos para averiguar hacia dónde se dirige su desempeño y cuáles puede mejorar en eficiencia.
Imagine, por ejemplo, que pasa una hora al día buscando correo electrónico.
En lugar de tener toda la información sobre los clientes (los que visitó, los nuevos, los que aceptaron la primera cotización, etc.) esparcida en los archivos de archivos olvidados en su computadora, cree una hoja de trabajo de Excel que lo ayudará a organizarla y permitir ver información en una sola pasada.
Cómo organizar tu tiempo y convertirte en la fábrica más eficiente
Hazte cargo y revisa sin miedo todas las tareas diarias y te aseguro que encontrarás muchas debilidades.
Actividades que podría reducir y ajustar a su horario sin perder dinero ni tiempo.
Muchos empresarios insisten en que toda la información se distribuya en muchos medios y archivos.
Después de todo, ¿sabes lo que eso significa? En vano durante horas buscando documentación.
Es sabio unirse
Cuando me propuse aprender a organizar mi tiempo, me di cuenta de cuánta información estaba mal organizada en mi computadora.
Y no es solo que esté mal almacenado, y me llevará mucho tiempo encontrar lo que busco constantemente, es que he encontrado información duplicada muchas veces.
Recomiendo lo siguiente: unificar los documentos tanto como sea posible y condensar la información de un plumazo.
¿Por qué 10 hojas de Excel separadas y solo puede tener una que lo cubra todo?
Organiza todo de forma compacta y así prepara tus tareas para el siguiente elemento, que es el siguiente.
¿Sabes cuál?
Mi conjunto de herramientas necesario con el que ahorrarás tiempo y dinero
Hay muchas herramientas para organizar tu día a día. Y quizás ese sea el problema.
A mí me pasó: descubres tantos recursos útiles que acabas con una especie de síndrome de Diógenes.
Para que esto no te pase te voy a mostrar como organizar tu tiempo con lo que les presento a continuación:
# 1 Gestión del tiempo
Para saber cómo organizar mi tiempo, primero necesito averiguar en qué lo gasto.
La herramienta que más me gusta es esta Tiempo de salvación, cuenta con una completa opción gratuita que te permite recibir informes y comprobar cómo administras tu tiempo, filtrando por tipos de tareas, aplicaciones y más.
# 2 listas de tareas pendientes
Para ello soy muy lápiz y papel, aunque he probado algunas aplicaciones que me gustan por su sencillez y porque me permiten trabajar en cualquier lugar con conexión a internet y desde cualquier dispositivo.
Si te atreves a probar te recomiendo Wunderlist.
# 3 Gestión de proyectos
A veces tuve que pensar en cómo organizar mi tiempo trabajando en mis propios proyectos y con colaboradores, y las mejores herramientas que he encontrado son A tiempo Y. Asana.
Son simplemente espectaculares.
También utilizo la técnica pomodoro, que consiste en trabajar en bloques de 25 minutos, descansando 5 minutos. Esto es muy útil para realizar tareas muy largas en bloques más pequeños. Puente esta es una aplicación web para que pueda aplicar este método.
# 4 Elimina distracciones
¿No te pasa a veces que te cuesta concentrarte porque los descansos no se detienen?
Parte del éxito de mi rutina sobre cómo organizar mi tiempo es evitarlos con este tipo de aplicaciones. StayFocusd para Chrome (esto es lo que yo uso), WasteNoTime para Safari, Y LeechBlock para Firefox.
# 5 oficina en la nube
Me gusta poder trabajar en cualquier lugar. He aquí por qué utilizo algunas aplicaciones de Google con regularidad:
- Gmail: Para mí, este es el mejor administrador de correo electrónico porque me permite administrar todas las cuentas de correo electrónico y los contactos desde cualquier dispositivo. También ofrece muchas funciones gracias a un sistema de etiquetas y filtros.
- Calendario de Google: su utilidad es mantener un calendario sincronizado en cualquier dispositivo con acceso a Internet. Ofrece la posibilidad de crear diferentes calendarios y compartirlos.
- Google Drive: Con Google Drive obtienes un disco duro virtual con 15GB de espacio libre donde puedes almacenar y compartir tus documentos.
- Documentos de Google: cree documentos solos o juntos, compártalos, controle versiones y nunca dependa del sistema operativo utilizado por sus clientes o empleados. Todo esto y más en Google Docs.
# 6 Comunicación efectiva
Algo que aprendí en el proceso de mejora como organizar tu tiempo Si es posible, evite las reuniones. Si no tengo otra opción, trato de no invertir más tiempo del estrictamente necesario.
Por eso siempre exijo una agenda previa y un empleo Skype, Google Hangouts o aparecerá en. Lo mejor para reuniones a distancia efectivas.
# 7 Limpiando la memoria
No sé ustedes, pero tengo miles de contraseñas para miles de aplicaciones diferentes. Pero tengo suficiente memoria para sobrevivir el día, así que lo disfruto Ultimo pase recordar mis contraseñas y hacer que el acceso sea más rápido.
Y tengo una copia de mis contraseñas en Excel, por si acaso …
# 8 Automatización y sistematización
Estreñimiento Hasta la fecha, este es uno de los mejores sistemas de automatización de tareas web. Lo he intentado y puedo decirte que esto es muy importante en el trabajo de un emprendedor autónomo.
Esto le permite conectar todo tipo de aplicaciones de trabajo (Google Drive, Dropbox, Mailchimp, Twitter …) y construir puentes entre ellas. De esta forma, tendrás todo concentrado en un único panel de control desde el que podrás controlarlo todo como una supercomputadora. ¡Y a un clic de distancia!
La mejor parte es que tiene una versión gratuita para probar el trabajo.
IFTT Funciona en un sistema similar, en el que la tarea se planifica en base a etapas (si esto sucede, haz lo siguiente o en inglés: si lo es, entonces es). De esta forma, podrás automatizar mensajes de agradecimiento en redes sociales, interacción, presencia y seguimiento …
Hootsuite y Bufferapp te permiten gestionar y planificar acciones sociales. Estas dos aplicaciones están dedicadas a optimizar el tiempo de trabajo que pasa en las redes sociales.
Se diferencian de IFTT en que tanto no pienses en sistematizar accionespero tienden a controlarlos como un panel de control de manera más eficiente.
Hootsuite también es muy potente para analizar métricas y estadísticas, todo en uno. Hasta aquí Buffer es ideal para programar mensajes y realizar un seguimiento.
Como puede ver, cuando aprendí a organizar mi tiempo en el trabajo, ¡me convertí en una persona versátil para el desempeño personal! Y tú, ¿sigues apagando los incendios? ¿Vives en un atasco continuo y sientes que las 24 horas del día no son suficientes? Házmelo saber en los comentarios.
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