¿Necesitas adaptar los formularios de suscripción al RGPD, pero no sabes cómo realizar el proceso? El 25 de mayo entra en vigor la nueva ley de protección de datos y, para ese día, todos los emprendedores, negocios y blogueros debemos tener nuestra web adecuada a los nuevos requisitos.
Los formularios de suscripción son uno de los principales elementos que debemos adaptar, así que antes de que la operación se convierta en un dolor de cabeza, aquí estoy para contarte cómo hacerlo paso a paso. 🙂
¿Me acompañas?
Las 2 grandes novedades legales que debes conocer antes de adaptar los formularios de suscripción al RGPD
Antes de entrar en materia… ¿qué te parece si repasamos los puntos esenciales que tener en cuenta a la hora de adaptar los formulario de suscripción al RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos incorpora algunas novedades que no tenemos en la actual ley (LOPD) y que no podemos olvidar si queremos cumplir todos los requisitos legales (si quieres conocer en detalle los requisitos del RGPD, echa un vistazo a esta entrevista a Marina Brocca sobre cómo afecta la nueva ley a los emprendedores digitales).
Por un lado, hasta ahora, bastaba con tener en la web una página de política de privacidad para cumplir con la legislación y poder recoger datos de usuarios. Sin embargo, con el RGPD, esto cambia y antes de solicitar los datos (nombre, email…) debemos informar en 2 capas.
¿Qué significa «informar en 2 capas»? Ni más ni menos que presentar información en un primer nivel e incluir un enlace que derive a una segunda capa de información.
¿Suena raro? En realidad no lo es, porque es muy similar a cómo presentamos la política de cookies. De modo que con el RGPD, hay que ofrecer 2 capas de información en los formularios de suscripción, pero también en los formularios de contacto e incluso en los comentarios del blog.
La segunda capa, por tanto, es la política de privacidad propiamente dicha, donde se deben especificar todos los aspectos de nuestras condiciones, y a la cual se accede desde un enlace que incluimos en el propio formulario de suscripción.
Por otro lado, antes de adaptar los formularios de suscripción al RGPD debes conocer otro dato obligatorio: el consentimiento expreso.
¿A qué me refiero?
La nueva ley de protección de datos deja de considerar que no realizar ninguna acción es una forma de aceptar. El reglamento nuevo exige que, para recoger datos personales (como el nombre y el email), el usuario tiene que hacer clic aceptando las políticas de privacidad.
Es decir, debemos incluir un nuevo checkbox en los formularios de suscripción relativo a la política de privacidad y que deberá ser obligatorio marcar para suscribirse.
En esta imagen puedes ver un ejemplo de un formulario de suscripción ya adaptado a la nueva ley para que veas cómo queda:
Hechas estas 2 aclaraciones importantes, ¿nos ponemos manos a la obra? Voy a contarte cómo adaptar los formularios de suscripción a ley de protección de datos si usas alguna de las herramientas más populares.
En concreto, yo te voy a contar como hacer la adaptación con los plugins Thrive Leads y ConvertPro, y con los sistemas ActiveCampaign y Getresponse.
Si en tu caso, estas usando Mailchimp, te recomiendo esta entrada para adaptar los formularios de Thrive Leads con Mailchimp.
Adaptar al RGPD los formularios de Thrive Leads con Active Campaign
En este apartado te voy a contar cómo integrar Thrive Leads con Active Campaign y añadir el checkbox y los textos necesarios para cumplir con la nueva ley de protección de datos.
La primera idea que quiero que recuerdes es que debes adaptar al RGPD todos los formularios que tengas en tu web profesional. No solo uno o algunos, sino TODOS.
Dicho esto, veamos paso a paso cómo hacer el proceso completo.
En primer lugar, pincha en el campo editar del formulario que vayas a trabajar.
¿Cuál es el problema que tiene Thrive Leads? Pues que todavía no han lanzado una versión que nos facilite la vida para adaptar los formularios de suscripción al RGPD, así que hoy por hoy no es del todo sencillo hacerlo.
Pero eso no quiere decir que sea imposible. 😉
Por ahora, solo hay una forma de añadir el checkbox par que sea obligatorio y nos permita cumplir con la ley de protección de datos.
Aunque desde Thrive Leads aún no han dado una solución, en un artículo de su blog prometieron actualizar esto, así que en breve nos darán la alegría. 😉
Pero de momento, el problema es que cuando lo integramos con Active Campaign, por mucho que seleccionemos un formulario y veamos en la herramienta de email marketing que tiene el checkbox, en la conexión por API Thrive Leads solo me deja conectar por email, teléfono y nombre.
Solo estos 3 campos.
Da igual cuántas veces lo intentes: por la conexión por API es imposible añadir el checkbox.
¿Cómo lo resolvemos?
Mediante una integración HTML. Así que cuando seleccionamos la conexión, tendremos que pasar la integración por HTML.
¿Qué código tenemos que poner ahí?
En Active Campaign previamente hemos tenido que crear un formulario (desde la opción de formularios) en el que añadimos el campo de nombre, el de correo electrónico y un nuevo campo personalizado de tipo checkbox, que solo tendrá una opción: acepto y confirmo la política de privacidad.
Además, indicaremos que es obligatorio marcarla (o sea, campo requerido).
Otra forma de solicitar el consentimiento sería añadir un campo de menú desplegable y preguntar Sí/No, y que sea obligatorio marcar la opción afirmativa.
No obstante, lo más extendido y habitual es el checkbox (y así es como lo verás en la mayoría de webs).
Pues bien, una vez que tenemos el formulario terminado (diseñado para que sea legal captar leads según el RGPD), pinchamos en integrar y nos aparece una pantalla con un código.
De todo este código, solo nos interesa la parte que comienza con <Form> hasta el cierre de la etiqueta, por lo que debemos eliminar el script y los estilos.
Para seleccionar solo la parte de código que te interesa, copia todo el código en un editor de texto y elimina todo lo que esté antes y después de la etiqueta
Y ahora, selecciona el código que necesitas y pégalo en el formulario de Thrive Leads:
Hecho esto, verás el formulario con todos los campos:
Ahora, puedes cambiar el orden de los campos (si quieres) y traducir el texto. Y con esto, solo nos faltaría por añadir una nueva casilla con los textos legales (los que te haya proporcionado la aplicación LEXBlogger o tu abogado) y con un enlace a tu política de privacidad.
Este enlace a la política de privacidad es muy complicado de poner directamente en el texto del checkbox, ya que el campo no ofrece opciones para incluir enlaces. Sin embargo, la ley no dice en ningún sitio que debamos enlazar a la política de privacidad desde aquí.
La ley dice que debes enlazar a la política a la segunda capa de información en algún punto del formulario, así que puede ser un texto aparte.
Y así es como lo vamos a hacer.
¿Cómo?
Muy fácil: basta con añadir un elemento de texto debajo del botón del formulario y ahí incluir la coletilla legal.
Llegados a este punto, ya tenemos nuestros formularios adaptados, conectados con Active Campaign y Thrive Leads y conforme a la nueva ley de protección de datos. No es tan difícil, ¿verdad?
Tutorial en vídeo paso a paso para adaptar los formularios de suscripción Thrive Leads y Active Campaign
¿Quieres ver el tutorial en vídeo?
Aquí tienes un vídeo con el paso a paso para que no te pierdas en ningún momento. 🙂
Cómo adaptar formularios de suscripción de Thrive Leads al RGPD con GetResponse
Veamos ahora cómo integrar un formulario de Thrive Leads con GetResponse para que tenga el checkbox y los textos legales conforme a la nueva ley de protección de datos.
Para hacer esta integración, primero vamos a crear un nuevo formulario o editar alguno de los que ya tengamos.
Lo que necesitamos hacer para adaptar los formularios de suscripción al RGPD es añadir un checkbox que nos confirme que el usuario ha leído la política de privacidad.
Y para que haya una confirmación explícita, nos hace falta una coletilla legal que incluya el enlace a la política de privacidad para dar la primera capa de información que exige el nuevo reglamento de protección de datos (de obligado cumplimiento a partir del 25 de mayo de 2018).
¿Qué problema te vas a encontrar al intentar adaptar los formularios de suscripción al RGPD con GetResponse de la forma habitual?
Pues ni más ni menos que Thrive Leads no nos ofrece la opción de incluir el checkbox ni el texto de la coletilla legal.
De hecho, vamos a encontrarnos con una limitación importante, ya que en las conexiones por API no nos permite incluir campos personalizados, sino que solo utiliza email, nombre y teléfono.
La buena noticia es que Thrive Leads ha prometido una solución para simplificar el proceso, pero hasta que esta solución llegue, tenemos que apañarnos como podamos.
¡Y para eso estoy aquí! 😀
¿Cómo lo resolvemos?
Haciendo la integración mediante HTML.
En esta integración, tenemos que pegar en este espacio del formulario de Thrive Leads un código del formulario que queremos integrar.
Y este código, ¿de dónde sale?
Nos vamos a GetResponse y una vez ahí, nos dirigimos a Formularios y Encuestas y elegimos la opción de crear un nuevo formulario.
En el siguiente paso, seleccionamos la opción Plain HTML, porque tiene que ser de este estilo para que funcione perfectamente con Thrive Leads.
Ahora, vamos a elegir los campos que queremos que tenga (nombre, email) y tendremos que añadir un campo personalizado de tipo checkbox con una sola opción: aceptar la política de protección de datos.
Cuando ya tengamos nuestro formulario en código plano, lo copiamos, volvemos al formulario de GetResponse lo pegamos y hacemos clic en continuar.
A continuación, veremos el formulario ya creado, y si hacemos clic podremos editarlo (para reordenar los campos, por ejemplo).
Hecho esto, todavía tenemos que añadir algo más: un párrafo de texto con la coletilla legal, que es donde tenemos que poner un enlace a la política de la privacidad.
Recuerda que la nueva ley nos dice que, además del checkbox debe aparecer un enlace a la segunda capa de información (la política de privacidad).
Con estos pasos, ya tendrás el formulario de suscripción integrado y adaptado al RGPD.
Videotutorial paso a paso para adaptar los formularios de suscripción al RGPD con GetResponse
A continuación, te dejo la explicación en vídeo del proceso completo:
Error con los checkbox en los formularios de Thrive Leads al adaptar los formularios de suscripción al RGPD
Resulta que cuando tienes varios formularios de Thrive Leads, con el campo checkbox añadido, en la misma página, tendrás un error muy curioso, por el cual solo te funciona uno de ellos.
Gracias a Pablo Ape, de reinvencionweb.com, podrás solucionarlo siguiendo los pasos de este video.
Cómo adaptar al RGPD los formularios de ConvertPro con ActiveCampaign
Le toca el turno a ConvertPro. Vamos a ver cómo unir ConvertPro a Active Campaign y crear un formulario de suscripción que además cumpla la nueva normativa de protección de datos.
Para ello, tendremos que incluir en los formularios de suscripción un checkbox y un pequeño texto legal.
Así que el primer paso es editar alguno de los formularios que ya tengas creados con ConvertPro.
ConvertPro me parece la solución ideal para tus formularios por 3 motivos: es muy potente, muy sencilla de usar y las integraciones mediante API con otras herramientas son muchísimo mejores.
Para hacer esta integración, primero tenemos que agregar todos los campos que necesitamos, así que nos vamos a la columna de la izquierda y en el menú de diseño elegimos un campo de tipo checkbox, al que solo le dejamos una opción y vamos a indicar que es requerido.
Ahora, podrás editarlo y ajustarlo como quieras, e incluir un campo de texto con la coletilla legal y el enlace a tu política de privacidad.
Por cierto, recuerda que no es necesario que ese enlace vaya en el texto que acompaña el checkbox.
El RGPD indica que debe haber una primera capa de información con un enlace a la segunda capa de información —que es la política de privacidad—, pero no dice dónde debe estar ese enlace, por lo que podemos ponerlo perfectamente en la parte inferior del formulario.
Con esto, ya tendríamos el formulario hecho, pero aún no lo hemos conectado con Active Campaign, así que veamos cómo hacerlo.
Seleccionamos la integración, indicamos que lo queremos integrar con un formulario (para que sea doble optin) y elijo el formulario que tengo creado en Active Campaign en mi sesión de formularios.
En el siguiente paso, veremos el nuevo valor y le tenemos que decir que corresponde a un campo personalizado, que será el de «Privacidad/Checkbox»
Revisamos y verificamos que está todo correcto y guardamos la integración.
Para que la integración funcione bien al 100%, es muy importante que el texto que aparece en el campo «Privacidad/Checkbox» sea exactamente igual que el que pongamos en el checkbox del formulario.
Otra forma de hacerlo es prescindir del checkbox.
Para adaptar los formularios de suscripción de ConvertPro al RGPD no es necesario utilizar un checkbox en Active Campaign, ya que se puede indicar en Connect que el valor de ese checkbox vaya a un campo de texto.
Esta es una opción perfectamente válida y que además suele generar menos problemas.
Tutorial en vídeo para adaptar los formularios de suscripción de ConvertPro al RGPD con ActiveCampaign
A continuación, puedes ver los pasos de principio a fin para adaptar los formularios de suscripción al RGPD si utilizas ConvertPro y Active Campaign.
Cómo adaptar formularios de suscripción de ConvertPro con GetResponse
Si eres de los que trabaja con ConvertPro y GetResponse, este apartado es para ti. 🙂
Vamos a ver los pasos para GetResponse con el plugin ConvertPro y además cumplir con la ley de protección de datos (el RGPD).
Lo primero en lo que nos vamos a centrar es en añadir un checkbox en el formulario.
Para eso, en la opción «Formulario» (Form) del menú de la izquierda, tenemos varios elementos que podemos añadir (formularios, botones, formas…), de los que vamos a elegir un campo checkbox.
Una vez hecho esto, podremos editar los parámetros en la parte de la izquierda.
Recuerda que es importante marcar el checkbox como obligatorio para cumplir con la ley de protección de datos.
Además, para adaptar el formulario al RGPD necesitamos incluir un campo de texto donde pondremos la coletilla legal con el enlace a la política de privacidad
Recuerda que no hace falta poner el enlace en el texto del checkbox. La ley de protección de datos dice que hay que enlazar pero no especifica dónde, así que podemos ponerlo en un texto en la parte inferior.
Con esto, ya tenemos el diseño del formulario, pero nos falta una parte: integrarlo con GetResponse.
Para eso, una vez en la pestaña «Connect», tendrás que seleccionar la integración, elegir con qué lista lo vas a suscribir y seleccionar un valor.
¿Qué valor eliges?
Como no se corresponde con ninguno de los campos que yo ya aparecen creados por defecto, le indicamos que es un campo personalizado. Y le indicamos qué campo es.
¿De dónde sale este valor? En el apartado «Customs Fields» de GetResponse, donde tenemos un valor llamado «Política de privacidad».
Si lo editamos, veremos en la parte inferior una frase. Pues bien, esta frase debe ser exactamente igual a como la hayamos hecho en el diseño del formulario, por lo que tendremos que editarla para escribirla igual. Si no son iguales, no hará bien la conexión.
Del mismo modo, tendremos que escribir en el campo personalizado de la integración el mismo nombre que aparece como nombre en el formulario:
De este modo, en la conexión va a buscar lo que pone en el campo de privacidad, lo va a añadir al campo «Custom Field» y, si existe, lo marcará. Por eso, es tan importante que los valores sean idénticos.
Y aquí termina el proceso.
Con estos pasos, ya tenemos nuestra conexión hecha con el checkbox obligatorio para cumplir con la ley de privacidad.
Tutorial en vídeo para adaptar al RGPD los formularios de suscripción de ConvertPro con GetResponse
¿Prefieres seguir los pasos en vídeo? Aquí lo tienes.
Actualización de Thrive Leads para adaptarse al RGPD
Han cumplido lo que prometieron y Thrive Leads ha sacado una actualización para adaptar los formularios a la nueva ley de protección de datos.
Así que voy a contarte cómo usarla y qué debes tener en cuenta.
La actualización de Thrive Leads para adecuar los formularios de suscripción al RGPD sirve para todos los proveedores de email marketing.
El primer paso es seleccionar el formulario que queramos adaptar y elegimos la opción de editar. Ahora, desde el menú de la izquierda, añadimos un módulo de «Lead generation».
A continuación, tendremos que conectarlo con un servicio y gracias a esta actualización, podemos hacerlo a través de API. Elegimos un formulario y damos a continuar.
A pesar de la actualización, Thrive Leads sigue teniendo la limitación de que solo admite los campos nombre, email y teléfono, por lo que no podemos añadir un campo checkbox y hacer que esa información viaje a nuestro sistema de email marketing.
¿Qué tenemos que hacer entonces?
Cuando ya tenemos el formulario hecho, activamos la opción «Enable checkbox for Explicit Content».
De este modo, en el formulario nos aparecerá el campo del checkbox.
Ahora, podemos editar el diseño y el texto.
En realidad, como puedes ver, desde Thrive Leads se han limitado solo a añadir un checkbox que podemos activar como obligatorio y en el que podemos personalizar el texto. Pero nada más.
Y ¿qué pasa con esto?
Pues que a la herramienta de email marketing (por ejemplo, Active Campaign) no le llega la información de que hayamos marcado el checkbox o no. No está conectado.
Si vuelves a la edición de la conexión, comprobarás que lo que se está mandando es el campo nombre y el campo email, pero no se está mandando nada más. Por lo tanto, nos tenemos que asegurar que en la conexión que hacemos se rellenen los campos que correspondan.
Es decir, necesitamos que la información al marcar el checkbox llegue hasta el proveedor de email marketing y se registre ahí, así que tenemos que modificar nuestros formularios en la herramienta para que la casilla de verificación esté marcada por defecto.
Incluso podríamos utilizar de un campo tipo checkbox y añadir un campo de tipo texto de privacidad, de manera que aunque desde Thrive Leads solo veamos la información de nombre y email, como lo estamos conectando al formulario de Active Campaign (o la herramienta que sea) se va a rellenar también el campo privacidad que hemos marcado por defecto.
Es importante recordar y tener en cuenta que aunque en Thrive Leads pongamos un checkbox, esa información no viaja hasta el proveedor de email marketing.
Y por eso, necesitarás editar el formulario en el sistema que utilices.
¿Prefieres ver en vídeo la actualización de Thrive Leads para adaptar los formularios al RGPD?
¿Listo para adaptar los formularios de suscripción de tu web a la nueva ley de protección de datos?
Ahora que ya sabes cuáles son los pasos para adaptar tus formularios de suscripción al RGPD, ¡toca practicar! Ponte manos a la obra y cuéntame en los comentarios si este tutorial te ha servido. ¿Durante el proceso te has encontrado algún problema o te ha surgido alguna duda? ¿Te lo esperabas más sencillo o menos? ¡Te espero en los comentarios!
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